Jäsenrekisterin tietosuojaseloste

Hynysten sukuseura ry:n tietosuojaseloste jäsenrekisterille

Seloste perustuu EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen (EU) 2016/ 679, 13 ja 14 artikla ja tietosuojalakiin (1015/2018).

Muutoshistoria:
Jäsenrekisterin laatimispäivä 12.12.2015
Päivitetty 2/2018
Päivitetty 1.1.2022

1. Rekisterinpitäjä

Hynysten Sukuseura ry
Yhteystiedot: Puheenjohtaja Pekka Hynynen, pekka.hynynen1@pp.inet.fi

2. Jäsenrekisterin yhteyshenkilö

Pia-Mari Sotavalta, pia.sotavalta@gmail.com

3. Rekisterin nimi

Hynysten sukuseura ry:n jäsenrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn perustana on yhdistyslain 11 §:n mukainen velvoite ylläpitää jäsenluetteloa yhdistyksen jäsenistä sekä huolehtia jäsenpalveluista ja jäsenviestinnästä.

5. Rekisterin tietosisältö

Jäsenten nimet, sähköposti- ja postiosoitteet, kotipaikat sekä jäseneksi liittymis- ja eroamistiedot ja jäsenmaksu- sekä karhuamistiedot. Jäsenryhmät yhdistyksen sääntöjen mukaan: varsinaiset- ja nuorisojäsenet sekä kannatusjäsenet.

6. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Jäseniltä, heidän läheisiltään sekä vainajien omaisilta ja julkisista lähteistä saadut tiedot. Kirjanpidosta saadut tiedot jäsen- ja muiden yhdistyksen maksujen suorituksista.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja luovutetaan rekisteristä EU:n ja ETA:n ulkopuolelle vain suvun rekisteriin merkityille jäsenille, joka on niitä pyytänyt.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Sähköinen jäsenrekisteri on sukuseuran jäsenasioista vastaavan henkilön hallinnassa ja hänellä on oikeus muuttaa, lisätä tai poistaa tietoja. Hallituksen muilla jäsenillä on jäsenrekisteriin katseluoikeus. Tiedot säilytetään parhaiden käytäntöjen, hyvän tietoturvallisuuden ja lainsäädännön vaatimusten mukaisesti ulkopuolisilta suojattuina.

9. Tarkastusoikeus

Suvun jäsenrekisterissä olevalla jäsenellä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti jäsenrekisterin yhteyshenkilölle joko allekirjoitetulla kirjeellä tai sähköpostiviestillä.

10. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Suvun jäsenrekisterissä olevilla jäsenillä on oikeus vaatia itseään koskevan tiedon korjaamista tai jonkin tieto-osan poistamista. Vaatimus tulee esittää kirjallisesti seuran jäsenrekisterin yhteyshenkilölle joko allekirjoitetulla kirjeellä tai sähköpostiviestillä. Kirjeet ja sähköpostiviestit säilytetään niin kauan, kunnes vaaditut muutokset on toteutettu ja niistä tehty tarpeelliset muutokset jäsenrekisteriin.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Jäsenrekisterin henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin henkilö on yhdistyksen jäsen ja poistetaan mahdollisimman pian jäsenyyden päätyttyä.