Jäsenrekisterin tietosuojaseloste
Seloste perustuu EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen (EU) 2016/ 679, 13 ja 14 artikla ja tietosuojalakiin (1015/2018).
Muutoshistoria:
Jäsenrekisterin laatimispäivä 12.12.2015
Päivitetty 2/2018
Päivitetty 1.1.2022
1. Rekisterinpitäjä
Hynysten Sukuseura ry
Yhteystiedot: Puheenjohtaja Pekka Hynynen, pekka.hynynen1@pp.inet.fi
2. Jäsenrekisterin yhteyshenkilö
Pia-Mari Sotavalta, pia.sotavalta@gmail.com
3. Rekisterin nimi
Hynysten sukuseura ry:n jäsenrekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Yhdistyslain 11 §:ssä tarkoitettu jäsenluettelo yhdistyksen jäsenistä.
5. Käsittelyn oikeusperusta
6. Rekisterin tietosisältö
Jäsenten nimet, sähköposti- ja postiosoitteet, kotipaikat sekä jäseneksi liittymis- ja eroamistiedot ja jäsenmaksu- sekä karhuamistiedot. Jäsenryhmät yhdistyksen sääntöjen mukaan: varsinaiset- ja nuorisojäsenet sekä kannatusjäsenet.
7. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Jäseniltä, heidän läheisiltään sekä vainajien omaisilta ja julkisista lähteistä saadut tiedot. Kirjanpidosta saadut tiedot jäsen- ja muiden yhdistyksen maksujen suorituksista.
8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle
Tietoja luovutetaan rekisteristä EU:n ja ETA:n ulkopuolelle vain suvun rekisteriin merkityille jäsenille, joka on niitä pyytänyt.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Sähköinen jäsenrekisteri on sukuseuran jäsenasioista vastaavan henkilön hallinnassa ja hänellä on oikeus muuttaa, lisätä tai poistaa tietoja. Hallituksen muilla jäsenillä on jäsenrekisteriin katseluoikeus. Tiedot säilytetään parhaiden käytäntöjen, hyvän tietoturvallisuuden ja lainsäädännön vaatimusten mukaisesti ulkopuolisilta suojattuina.
10. Tarkastusoikeus
Suvun jäsenrekisterissä olevalla jäsenellä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti jäsenrekisterin yhteyshenkilölle joko allekirjoitetulla kirjeellä tai sähköpostiviestillä.
11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Suvun jäsenrekisterissä olevilla jäsenillä on oikeus vaatia itseään koskevan tiedon korjaamista tai jonkin tieto-osan poistamista. Vaatimus tulee esittää kirjallisesti seuran jäsenrekisterin yhteyshenkilölle joko allekirjoitetulla kirjeellä tai sähköpostiviestillä. Kirjeet ja sähköpostiviestit säilytetään niin kauan, kunnes vaaditut muutokset on toteutettu ja niistä tehty tarpeelliset muutokset jäsenrekisteriin.
12. Henkilötietojen säilytysaika
Jäsenrekisterin henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin henkilö on yhdistyksen jäsen ja poistetaan mahdollisimman pian jäsenyyden päätyttyä.